仕事効率化の第一歩は自分の仕事を分析すること



仕事効率化の第一歩は自分の仕事を分析することから始める

仕事の効率化をするためには、まず自分の仕事を分析することが必要です。

「1日の中で、どの仕事をどのくらいの時間でやっているのか?」を記録していくことで、実際にどの部分が効率化できるかを分析していくのです。

「1日が忙しくて、あわただしいまま終わってしまう」と思っていても、実際は無駄に過ごしている時間があることに気づくと思います。

私もチェックしてみたのですが、実際に集中して仕事をしている時間が短いことに、愕然としました。意外と無駄に過ごしている時間が多いのです。

15分単位で仕事内容をチェックしていく

まずは、自分の仕事をチェックすることから始めます。仕事の内容を15分単位で記録していきます。




仕事の内容を細かく書くのは、とても面倒な作業かもしれません。しかしながら、仕事の状況は人それぞれ違いますし、どの部分が効率化できるかは、実際に記録してみないと分からないのです。

スケジュールの他に、「この部分は改善できそうだ」「この部分は無駄に過ごしている部分かもしれない」と感じた時は、その都度、記録して下さい。

まずは、自分の仕事を見返して、時間の使い方をチェックしてみましょう。

最初に無駄時間を削減するほうが簡単に仕事の効率化ができる

仕事の記録をしていくと、「単純に無駄な時間を過ごしている」「スキルアップすれば時間を短縮することができる」の大きく2つに分類することができます。

まずは、無駄に過ごしている時間を削減することから始めてみましょう。

例えば、無駄時間が1日に30分あったとします。この30分をそのまま仕事に振り向けることができます。「無駄時間を仕事時間に転換する」これが一番簡単な仕事の効率化方法です。

無駄時間の削減をした後に、スキルアップによる時間短縮を行う

無駄時間の削減を行ったら、次に仕事のスキルアップを行います。

今まで1時間でやっていた仕事を、明日から30分で終わらせるのは難しいかもしれません。と言うのも、仕事のスキルはいきなり向上するのではなく、経験と共に徐々に向上していくからです。

スキルが向上すれば、1時間でやっていた仕事が30分で出来るようになるかもしれませんが、それには経験という時間が必要になります。

日々の仕事を通じて、改善を繰り返していくことで、次第に時間短縮ができるようになります。

まとめ

1.仕事の内容を15分単位で記録する
2.無駄と判断した時間を削減する
3.スキルアップしながら徐々に仕事の効率化を行う

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